Prewencja zamiast windykacji

Lepiej zapobiegać niż leczyć, o tym każdy wie. Przenosząc to powiedzenie na grunt zarządzania należnościami, można stwierdzić, że po stokroć lepsza prewencja niż niepewna windykacja.

Podstawowym warunkiem skutecznej windykacji należności jest jak najszybsza decyzja o podjęciu działań windykacyjnych. Zwykle im dłużej zwlekamy, dając się zwodzić dłużnikowi, tym mniejsze są szanse na odzyskanie naszych pieniędzy. Najlepiej jednak w ogóle nie dopuszczać do sytuacji, kiedy to któryś z naszych kontrahentów uciążliwie i podejrzanie długo zwleka z zapłatą. Oznacza to przede wszystkim nieudzielanie kredytu kupieckiego potencjalnym kontrahentom, o których dowiadujemy się, że są nierzetelnymi płatnikami; niepodejmowanie z nimi współpracy. Temat sprzedaży wyłącznie za gotówkę, na przedpłaty czy też w niektórych wypadkach, za pobraniem, jest znany, tyle że nie każdy (lub raczej mało kto) może sobie na taki komfort pozwolić. Skupiajmy się więc na minimalizacji ryzyka jakie wiąże się ze sprzedażą z odroczonym terminem płatności, to rzadziej będziemy zmuszeni szukać pomocy w odzyskaniu należności.

I tak też, warto czasem skorzystać z usług profesjonalnej wywiadowni gospodarczej, której doświadczenie, umiejętności, wiedza oraz dostęp do informacji umożliwia przedstawienie rzeczowego, szczegółowego raportu z wywiadu gospodarczego. Raportu, który pomoże nam podjąć decyzję, czy warto ryzykować kredytowanie (i w ogóle współpracę) z danym kontrahentem. Usługa wywiadu gospodarczego może nie być tania, ale jest to wydatek, dzięki któremu zaoszczędzimy nieraz znacznie więcej. Wiadomo wszak, o co idzie gra. Nie strońmy też od podejmowania samodzielnych działań, nazwijmy, wywiadowczych. Czasem prawdziwą kopalnią wiedzy o kontrahencie są wyszukiwarki internetowe, a zwłaszcza najpopularniejsza i o największych zasobach: www.google.pl. W zasobach tej wyszukiwarki można natrafić na informacje o naszym kontrahencie czy też już o dłużniku, po wpisaniu tam jego danych i kliknięciu opcji "szukaj". W ten sposób trafimy czasem na informacje prowadzące do jakiejś darmowej do wglądu listy wierzytelności funkcjonującej jako rejestr dłużników. Bywa taki wywiad szczególnie cenny, o wiele cenniejszy niż "wieloletnia tradycja firmy". Wszak każda firma kiedyś kończy swą działalność i niestety nie zawsze jest to zakończenie bezbolesne dla kontrahentów. Zdecydowanie nie powinniśmy polegać wyłącznie na rejestrach dłużników dostęp do których (do zasięgnięcia informacji) jest płatny i/lub gdzie, aby umieścić informacje o dłużniku, trzeba podpisać umowę, w ramach której uiszcza się miesięczny abonament niezależnie od tego, czy w danym miesiącu umieścimy 10 czy tylko 1 dłużnika.

Konieczność wykupienia abonamentu skutecznie zniechęca wiele firm do umieszczania tam dłużników, więc bywają takie rejestry (jak i wszystkie inne) bardzo "niekompletne". Poza tym, a może nawet przede wszystkim należy wziąć pod uwagę, że dłużnik, który ma zamiar niebawem zamknąć swą firmę, pozbyć się (fikcyjnie) majątku, uciec, etc. raczej nie ulęknie się wpisania go na listę dłużników tym bardziej, że wyłudzeń stara się dokonywać w niewielkim odstępie czasu jedno od drugiego. Takiego człowieka nie przestraszą ostrzeżenia, że oto na skutek wpisu na listę dłużników, nigdy nie otrzyma kredytu, telefonia komórkowa nie podpisze z nim umowy, etc. Taki człowiek wszystko będzie posiadał od teraz "nie na siebie" - aby komornik mu "nie zabrał". Wierzyciele często wiedzą o tym, zdają sobie z tego sprawę i mając tylko jednego dłużnika (zalegającego z zapłatą niemałej kwoty) raczej zrezygnują z ponoszenia niemałych opłat (za minimum kilka miesięcy uczestnictwa) i brnięcia przez formalności celem wpisania dłużnika na "czarną listę". Z tych też powodów nie polegajmy zbytnio na skuteczności takich instrumentów w aspekcie prewencyjnym oraz dyscyplinowania dłużnika, który dowiedział się, że został tam umieszczony. Nie dajmy się zwieść przechwalankami opartymi na rzekomych (jakich?) badaniach, o powalającej skuteczności rejestru długów.

Dość popularne stały się tzw. pieczątki prewencyjne, które za opłatą oferują do użytkowania firmy windykacyjne. Zawierają one ostrzeżenia, że np. "brak zapłaty w terminie spowoduje windykację należności przez firmę ...". Przewidziane są do stemplowania faktur i wezwań do zapłaty. Zapewne mogą w niektórych przypadkach stanowić skuteczny bodziec dla kontrahenta ociągającego się z zapłatą, gdy dowie się on, że "stoją" za nami windykatorzy, jednak sens stemplowania nimi pierwszej (i każdej) faktury dla nowego kontrahenta stawiamy pod znakiem zapytania. Po pierwsze, taki nowy kontrahent, zwłaszcza o uczciwych zamiarach, może poczuć się urażony takim "powitaniem" (spotkaliśmy się w naszych sondażach właśnie z takim odbiorem a niejednokrotnie użytkownicy pieczęci spotykali się z zapowiedziami od urażonych kontrahentów, że jeśli nie zaprzestaną wiadomego stemplowania, zostanie zerwana współpraca). Po wtóre, "hurtowe" stemplowanie każdej faktury i dla każdego spowoduje dewaluację wymowy takiej pieczęci, jej powszednienie i w konsekwencji brak spodziewanego efektu w razie potrzeby. Lepszym rozwiązaniem wydaje się być stosowanie jej tylko w uzasadnionych przypadkach, na wezwaniach do zapłaty lub na fakturach dla kontrahenta, który wcześniej dał się już poznać jako opieszały płatnik lub wówczas, gdy nie przewidujemy ponownego kontaktu handlowego z danym odbiorcą.

Najnowsze poradniki i artykuły
Projekt i wykonanie JMLnet.pl